Kispad

Kispad: közös blog
4230 cikk, 53843 hozzászólás
Szerzők | Tudnivalók | Feedek


Az ideális szervező keresése - 3. rész: a megoldás

eszpee cikke a Torokgeek rovatból, 2006. április 13. csütörtök, 22:00 | 50 hozzászólás

Az első két részben összefoglaltam, hogy mit várok egy szervező rendszertől és leírtam, hogy mikkel próbálkoztam eddig. Aki most kapcsolódik be, esetleg kezdje azokkal, a többieket viszont nem csigázom tovább, következik a lassan három hónapja sikerrel tesztelt megoldás. Íme.

Bizony, egy A6-os, 50 lapos, négyzetrácsos "spiráljegyzettömb". Pontosabban havonta egy, darabja körülbelül 230 forintért, szinte bármelyik papírboltból.

Még egy rövid múltidézés, aztán belevágok az ismertetésbe. Valamikor az év elején jöttem rá egy alaposabb szoftverkutakodás után, hogy minden ilyen megoldás számomra zsákutca. Tudom, ez nagyon sommásan hangzik, de akik követték az eddigi részeket, azok talán elhiszik, hogy sok mindent kipróbáltam. Nekem egyszerűen egyik sem megy hosszútávon, nem elég flexibilisek, lassú a használatuk (tizedmásodpercek alatt elő kell tudjam hozni, új taskot nyitni, különböző beállításokkal, visszakeresni dolgokat, stb.), körülményesek, és ha netán valamelyik még elfogadható is lenne, biztosan nem tudja ugyanazt a funkcionalitást és használhatóságot produkálni egy kocsmában is.

Ekkor jött az ötlet, hogy megtagadva minden technofíliámat megpróbálkozzak egy papíralapú rendszerrel. Először persze engem is elkapott a hype, Moleskine-ben gondolkoztam, de aztán szerencsére kötöttem egy alkut magammal: ha működik a koncepció egy olcsó füzettel, akkor esetleg beruházok egy többszörösébe kerülő elegáns cuccba is. De először próbáljuk ki legalább. Kipróbáltam, és vissza se néztem.

Setup

Kezdjük az alapokkal. Egy nap egy oldal, de csak a lapok egyik felét használom, így kényelmesen lehet pörgetni a napok közt. Minden lapra felkerül hónap elején a dátum és a nap neve, hétvégéknek elég egy közös oldal.

Napi view

(A homály szándékos a képeken.)

Ez a leggyakoribb használat, legtöbbször így van előttem nyitva a füzet napközben. Tartalmazza a nap találkozóit (általában a lap tetején), és ide kerülnek a napi feladatok - legtöbbjük nap közben. A prioritás jelzésére a vastag betűtől a felkiáltójelekig hangulattól függően bármi szolgálhat. A kész feladatok áthúzásra kerülnek - elég motiváló látvány nap vége felé a vonalazott oldal. Amivel nem végeztem estére, azok reggel átkerülnek vagy a következő, vagy egy későbbi napra. A lezárult nap lapja kitépésre és archiválásra kerül.

Archiválás

Minden kitépett lapot először egy kis kupacba rakok, majd hónap végén az összes egyéb, a hónap során keletkezett oldallal együtt összefogva archiválok. (Itt jegyzem meg, hogy a kis színes (első negyedév kék, második zöld, harmadik piros, negyedik sárga... bocs.) csipeszekkel együtt körülbelül havi egy eurónyi a rendszer üzemeltetési költsége.) Ebben a gyüjteményben időrendben vannak az oldalak, ha vissza kell keresni egy találkozót, vagy hogy egy teendő mikor jelent meg először és mikor készült el, akkor viszonylag hamar átpörgethető.

Ismétlődő taskok

Az ismétlődő feladatok kezelése nem tökéletes, de bőven kezelhető. Minden taskot és találkozót, ami bizonyos rendszerességgel jelentkezik, egy ® jellel (R mint recurring vagy rendszeres) a név előtt kezdek. Innentől kezdve már csak egy feladat van velük: amikor áthúzom az aktuálisat, akkor be kell írni a következő előfordulását. Három hónap alatt egyszer volt gondom ebből, amikor egy újonnan bejött hetente kétszer ismétlődő találkozó második időpontjára szerveztem rá egy másik megbeszélést, mert még nem voltam túl az első előfordulásán, így a második nem volt még beírva. Ezt az egy esetet leszámítva működik a dolog.

Hónapváltás

Ahogy közeleg a hónap vége, egyre több teendő és találkozó esik a következő hónapra. Nem két füzetet hordozok, hanem az utolsó nap után van egy lap a következő hónapra átírandó eseményeknek. Hónap végén az archiválás és az új füzet feldátumozása mellett ezeket a már meglevő teendőket is be kell irogatni tehát - de nem vészes a dolog, legutóbb lemértem, fél órán belül voltam mindennel együtt. Havonta egyszer kibírható.

"Majd egyszer" taskok

Minden normális szervezőben kell legyen egy "fiók" jellegű hely, ahova a "még nem tudom mikor, de valamikor esetleg" jellegű feladatokat lehet rögzíteni. Ezek lehetnek futó ötletek, egy karácsonyi ajándék tipp, egy majdani, még nagyon homályos új projekt, bármi - a lényeg, hogy írjuk fel, mert elfelejtjük, és csak arra fogunk emlékezni, hogy volt egy zseniális ötletünk valamivel kapcsolatban, de hogy mi volt az... Szóval kell az a fiók. Nálam a napi view-nál kinyitott füzetet megfordítva láthatóak a "majd egyszer" taskok - ha letépem az aktuális napot, akkor ugye az ott marad hátul. Ha viszont egyszer betelik hónap közben, akkor rá lehet lapozni az elmúlt napot kitépés helyett, így annak az üres hátuljára áthozhatóak a teljesített fiók-taskok közül a még aktuálisak. A lényeg, hogy a "fiók" nem zavar, mert nincs szem előtt, de bármikor egy mozdulattal előhívható, ha fel kell valamit írni, vagy nagyon új projektbe kezdhetnékem van aznap.

Project view

Persze nem minden feladat egy egysoros task, vannak nagyobb, több napon áthúzódó projektek is. Ezeknek külön lapot szoktam nyitni, hogy minden apró részfeladat szépen követhető, áthúzható legyen. Pontosabban van, ahol áthúzás helyett kipipálást használok, ha nap végén jelenteni kell, hogy mit végeztem aznap - ennek megírása után kerül csak áthúzásra a részfeladat. (Egészen nagy, több hetes projekteknek persze rendes, gépen írt specifikációja van, és azok részfeladataira utalnak a taskok a projekt nézetben.) Ezek a projekt lapok a füzet végéről indulnak, és úgy vannak kialakítva, hogy a kinyitott füzet egy mozdulattal visszafordítható legyen a napi nézetre - erre ugye gyakran szükség is van.

Jegyzetelés

Persze a füzet végéről indulva a projektek mellett jegyzetelni is hagy helyet a rendszer, az üres hónap maximum 29 lapot foglal el az ötvenből, így kézenfekvő, hogy megbeszéléseken is egy új, kvázi projektlapot nyitva a füzetbe jegyzetelek. (Szerencsére nincs annyi kimerítően hosszú és gyakori meetingem, hogy korlátot jelentsen az 50 lap, legalábbis eddig még nem volt rá példa.)

Miért nem más?

Szóba jöhetnének még a füzet helyett klasszikus filofaxok, előrenyomtatott naptárak, vagy neadjisten Moleskine is, de azok általában túl nagyok, trendik, nehezebben maradnak nyitva egy adott napnál, pláne nem lehet őket egyszerre két helyen nyitva tartani. És végülis szükségtelenül drágábbak mint a havi egy füzetes rendszer.

Nem akarok persze leszólni más módszereket, végig igyekeztem hangsúlyozni, hogy a saját egyedi problémáimra találtam gyógyírt, simán lehet, hogy valakinek egészen más fog működni. Ezzel együtt is remélem, hogy legalább ötleteket, szempontokat tudtam adni ha hasonló gondokkal küzködtök.

Szerveződjetek, megéri!

» Ugorj a hozzászóló ablakhoz

Megosztások Facebookon

Eddigi hozzászólások (50)

1

oip, 2006. április 13. csütörtök, 22:41 (#)

a cetlis rendszerem továbbfejlesztése. a cetlik előnye, hogy kisebbek, kevesebb szöveg fér rájuk, így gyakoribb a teljesített papír (kihúzogatott sorok) eldobásának (összegyűrés) élménye:)

2

#suidroot, 2006. április 13. csütörtök, 23:09 (#)

Hát igen, ennek is megvan a maga életérzése :). Annyi legalábbis biztos, hogy tollal odahasítani egy méretes ikszet vagy pipát a végre elvégzett feladat mellé - ez mégiscsak nagyobb élmény, mint amit ebben a szituban bármilyen digitális kütyü tud nyújtani.

3

kulcsi, 2006. április 13. csütörtök, 23:19 (#)

hát ez nagy poén volt! el nem tudtam képzelni, hogy melyik kütyü lesz a tökéletes megoldás...
jegyzetfüzet 4ever! tetszett a sorozat! :)
--
http://www.crescendo.hu

4

Bitang, 2006. április 14. péntek, 00:01 (#)

Gratulálok eszpee, sikeresen felfedezted a spanyolviaszt :)! Várom lelkes írásod valamelyik "vállalati" határidőnaplórol.

5

tekatana, 2006. április 14. péntek, 00:24 (#)

éreztem, hogy frappáns lesz a konklúzió, de hogy ennyire :)

6

c300ers, 2006. április 14. péntek, 01:01 (#)

én kb 1 hónapja a hipster pda módszertanját próbálom a gtdvel vegyítve:
kis ízelítő:
[space]http://www.43folders.com/2004/09/03/introducing-the-hipster-pda/[space]

7

c300ers, 2006. április 14. péntek, 01:02 (#)

a helyes link:
http://www.43folders.com/2004/09/03/introducing-the-hipster-pda/

8

NagyGa1, 2006. április 14. péntek, 04:56 (#)

Nekem meg a teleírt oldalakat vágva az jutott eszembe, hogy tulajdonképpen nincs is annyi taszkom ami miatt érdemes lenne bármilyen rendszert keresni. :)

9

ferenc, 2006. április 14. péntek, 07:38 (#)

mondtam hogy a hipsterPDA a nyero.

10

ferenc, 2006. április 14. péntek, 07:49 (#)

aminek persze az az elonye, hogy a gepi (gtdwiki) es a papir ceruza modszerek keverhetok izles es praktikum szerint.

11

Q, 2006. április 14. péntek, 09:49 (#)

Kiru a teknolodzsid, de 4 dolgot árulj el nekem:

1) hogyan keresel benne?
2) hogyan adsz belőle feladatot másoknak? (cetlin? :) )
3) hogyan csatolsz a feladatokhoz más információkat, doksikat
4) hogyan osztod meg másokkal, hogy esetleg képben legyenek hogy adott pillanatban mennyire vagy terhelhető, vagy hogy a neked adott feladataik hol tartanak éppen

12

eszpee, 2006. április 14. péntek, 09:56 (#)

1) lapozgatok (ritkán kell keresni, előttem van ami fontos)
2) sehogy
3) sehogy
4) sehogy, megkérdik és elmondom

:)

OK, lehet, hogy tényleg elég speciális jelleggel dolgozom, de ezek tényleg nem szempontok.

13

mr m, 2006. április 14. péntek, 10:58 (#)

eszpee te erdőgyilkos!
egyébként tényleg felháborító, hogy a huszonegyedik században még mindig mennyi előnye van a papír alapú dolgoknak a digitálissal szemben.

14

Bitang, 2006. április 14. péntek, 11:18 (#)

Ez miért felháborító, legalább kaptok némi fogható "entitást" pixelbetyárok!

15

madbal, 2006. április 14. péntek, 11:19 (#)

Én már megtaláltam a nyerő megoldásomat: Kicsi figyelmeztet, hogy adott napra mi a program. Sajnos, igencsak személyreszabott, és egyedi darab.

16

nyelv-ész, 2006. április 14. péntek, 12:03 (#)

eszpee,

ha nem lennék ilyen jólnevelt, azt mondanám, hogy szánalmas a megoldás, de hát kinek a pap, kinek a pda....

17

Q, 2006. április 14. péntek, 18:49 (#)

Egyébként imho a legjobb GTD megoldás egy odaadó és nagyon precíz TITKÁRNŐ... :))))

18

nzanga mobutu junior, 2006. április 14. péntek, 22:00 (#)

ezaz. visszaadtad az emberiségbe vetett hitemet. a minap pont eztakartam bekommentezni nemis tudomhova: egy füzetnél nincs jobb organizer s.k.

19

Dr. Minorka, 2006. április 15. szombat, 02:33 (#)

re: (12)
ezzel feltetted a koronát!:))))
-----------------
Én már az elején írni akartam, hogy jegyzetfüzet...

20

Orosz Péter, 2006. április 15. szombat, 06:58 (#)

Öt perccel ezelőttig azt hittem, hogy én vagyok az analógia császára a capture device-ként használt Moleskine-nel. De nem. És mennyire szépen mutatja ez a megoldás, hogy a nördizmus nem technológia hanem attitűd. Gratulálok.

Az egyik legnagyobb előnye valószínűleg az a rendszerednek, hogy nem töltesz el hetente több munkaórát a GTD szoftverek tvíkelésével.

Hogy oldod meg azt, hogy a megfelelő kontextusban értelmezhető feladatokat lásd csak? Egyszerűen átfutod a napi listát és kiválasztod azt, amit abban a pillanatban optimális elvégezni?

(Azért nem töröltem le a Kinkless GTD-t. Mert bizonyos dolgokra a digitális megoldás a legjobb. Mondom ezt én, miután elfúló hangon lemondtam szerda reggel néhány kört a Hungaroringen egy Evo IX-ben, gyönyörűen definiált majd hétfőn és kedden el nem végzett feladatok miatt.)

21

wyfli, 2006. április 15. szombat, 13:28 (#)

En meg keresek tovabb :(
1reszt olvashatatlanul randan irok, epp ezert nem szeretek kezzel irni, tovabba utalok masolni. Marpedig a szuletesnapokat es egyeb fontos datumokat evrol evre be kellene adminisztralni ...

A psion mellett epp azert dontottem, mert rendes (sot, extrem jo) billentyuzete van. Lehet, hogy veszek majd direkt erre a celra 4 db bika akksit es akkor adok neki +1 eselyt ...

Tovabbi hatrany: nem csak a fuzetnek, de iroeszkoznek is mindig kellene nalam lennie. Igen, masoknak ez valszeg banalis ...

Mondjuk a hangvezerles nem lenne egy rossz dolog... Nem csak a "short memo-kat" lehetne ramondani a PDAra, hanem azt is meg lehetne neki mondani, hogy melyik napra, hany orara irja be ...

Psion 5mx, 7, HP Jornada, ezek tetszenek, de eleg sulyos aruk van, uhogy egyelore maradok a txt fajloknal :) (Amibol van 2 nagy(naptar.txt, jegyzetek.txt) es sok kicsi, arulkodo nevekkel...) Itt csak a szinkronizacioval vannak nehezsegek, meg azzal, hogy (allitolag :) ) meg mindig van 1-2 hely a Foldon, ahol nem lehet 2 perc alatt webezni vagy SSHzni.

22

nyelv-ész, 2006. április 16. vasárnap, 10:17 (#)

wyfli,
nálam az 5MX két daram 2200 mAh ceruza akkuval egy laza munkahetet kibír, napi 2-3 óra használattal.

23

Oláh András, 2006. április 17. hétfő, 14:57 (#)

Hm. Átfutottam a témát, érdekes. Jegyzetfüzet oké, de ha elveszik (ami velem már előfordult párszor), az gáz. Nagyon.

24

ferenc, 2006. április 17. hétfő, 17:35 (#)

ezert jo az elektromossal (gtd-tiddlywiki) kombinalt hipsterpda.

25

eszpee, 2006. április 17. hétfő, 18:55 (#)

Orosz Péter (20), kontextuskezelés sajnos nincs a rendszerben - gondolkoztam rajta, hogy a lap különböző részeit használnám mondjuk házon kívüli és "irodai" dolgokra, de nem volt rá szükség. A következő taskot általában gyors végigfutás után az alapján választom ki, hogy mihez van kedvem. :)

wyfli (21), én is elég rondán írok, viszont a sajátomat el tudom olvasni - így valamilyen szintű biztonsági megoldásnak is felfogható a kézírás. :)

Oláh András (23), a megbízható backup nekem is hiányzik picit, de azért van annyi rendundancia a rendszerben, hogy ne teljesen nulláról kelljen adatvesztés (szó szerint :) ) esetén újraépíteni. Ezzel együtt azért vigyázok rá, meg általában sem szoktam dolgokat elveszteni, mázlim van.

26

Boca, 2006. április 18. kedd, 15:04 (#)

Eszpee, és mennyi ideig tartott újra megtanulni kézzel írni? Ezt is illik belevenni a számításba, ha pl. a Palm kézírás-felismerőjénél megemlítik, hogy azt bizony meg kell tanulni, de nem olyan vészes. :)

27

eszpee, 2006. április 18. kedd, 15:19 (#)

Boca, meglepő módon viszonylag gyakran írok kézzel...

28

ern0, 2006. április 18. kedd, 15:34 (#)

Azzal kapcsolatban teljesen igazad van, hogy nincs olyan sw, ami a használhatósági szintet stabilan megütné.

Én csak sima papírt használok per (sub)projekt, és ha mindent kihúztam róla, eldobom.

A hosszú távú memókat Palm-ba rakom, a gyári Notes vagy miaf-ba (kategóriákon belül szöveges file-ok, első soruk a title). Lehet PC-n is editálni, mondjuk ezt elég ritkán szoktam.

A feladatokat meg mindig elfelejtem, ezért a kiadóit megkérem, hogy sűrűn emlékeztessenek, illetve mindig csak 1-2 dolgot tartok napirenden, a többit lerázom.

29

eszpee, 2006. április 18. kedd, 15:47 (#)

"A feladatokat meg mindig elfelejtem, ezért a kiadóit megkérem, hogy sűrűn emlékeztessenek, illetve mindig csak 1-2 dolgot tartok napirenden, a többit lerázom."

Hm, ez se rossz módszer, elgondolkozom rajta, köszi! :D

30

ant, 2006. április 19. szerda, 01:04 (#)

Ma este a boltban vettem egy (majdnem) pont ilyen piros jegyzetfuzetet. Pont erre a celra. Aztan leultem a gep ele, es elneztem ide ;-) Pedig az elso feladatok egyike ami bekerul (-t volna) az egy navigator/pda/smartphone kivalasztasa lenne...

31

gaba, 2006. május 11. csütörtök, 13:11 (#)

eszpee, nagyon köszönöm, hogy leírtad a módszeredet, tanulok belőle. Nagyon aktuális nálam is már az átállás a papírra, mert gyors és mindig nálam lehet, úgyhogy ma reggel vettem is egy kis fekete, vonalas Moleskine-jegyzetfüzetet az Írók Boltjában. Most próbálom belakni, felhasználva a te tanácsaidat is.

32

eszpee, 2006. május 11. csütörtök, 13:12 (#)

gaba, örülök, ha segíthettem! jó úton jársz, a moleskine-től már csak egy lépés a kockás spirál! :)

33

Reklám szöveg írás blog, 2006. május 16. kedd, 21:59 (#)

[a 87.242.1.223 IP-ről azz22@freemail.hu emailcímmel jött komment linkjét spam miatt töröltem. - a szerk.]

34

eszpee, 2006. május 16. kedd, 22:03 (#)

Első magyar kommentszpem?! De hiányoztál!

35

Aron, 2006. július 11. kedd, 11:36 (#)

Gratulalok a sorozathoz. Nagyon hasznos volt szamomra. Kevés használható infóanyag van a netten ezzel kapcsolatban. Engem a SyncMLes megoldások érdekeltek, de nagyon tetszett...

36

karaj, 2006. július 17. hétfő, 15:53 (#)

Na, végigolvastam ezt és a kapcsolódó cikkeket, és vettem egy Moleskine-t. Egyelőre sima, a következő lépés lehet a kockás lesz, majd csak azután jöhet a kockás spirál! :)

Amúgy a Moleskine tényleg nagyon jó, bár itt a környezetemben egyelőre senki se érti a lelkesedésemet.

37

Author Profile Page eszpee, 2006. október 20. péntek, 12:01 (#)

Update közel fél évvel későbbről: a rendszer azóta is működik, folyamatosan használom, egy evolúciós változás jött csak be: elkezdtem a napi nézeten a lap különböző részeit kontextushoz rendelni, tehát egy helyen vannak a házon kívüli dolgok, illetve a nem annyira fontosak is, valamint fentről lefele nagyjából prioritás szerint jönnek a taskok.

38

nyelv-ész, 2006. október 20. péntek, 20:40 (#)

Backup van rendesen mindenről? Nehogy segfaulttal elszálljon a rendszer...

39

időgazdálkodás, 2008. május 22. csütörtök, 17:13 (#)

Érdekelne, hogy ennyi idő távlatában is használod-e még a rendszert.
Ahogy írtad elég speciálisan működsz, ezért működik ez a rendszered.
A legtöbb vezetőnek ez a rendszer kevés, de azért sok sikert hozzá és örülök minden olyan helynek, ahol egyáltalán felmerül ez a téma.
Elég siralmas a helyzet e tekintetben Magyarországon. 10-14 órát dolgoznak az emberek, mégsem boldogulnak megfelelően, mert nem dolgoznak hatékonyan és emiatt igazából már azt sem tudják, hogy miért is dolgoznak.

40

Author Profile Page eszpee, 2008. május 22. csütörtök, 17:15 (#)

köszönöm a kérdést, azóta is vígan használom.

a legradikálisabb változtatás egy hónapja történt, amikor vízszintes formátumra váltottam - de ezt még korai értékelni.

( ui: a kommenteknél megadott linkekre nofollow kerül, nem érdemes seózni :) )

41

Author Profile Page NagyGa1, 2008. május 23. péntek, 02:52 (#)

A név alatt azért csak becsúszott.

42

Author Profile Page ervin, 2008. május 23. péntek, 07:30 (#)

de ott is nofollow van.

43

Author Profile Page NagyGa1, 2008. május 23. péntek, 07:41 (#)

De ha ráklikkelek odamegy.

44

Author Profile Page ervin, 2008. május 23. péntek, 07:55 (#)

http://en.wikipedia.org/wiki/Nofollow

45

Author Profile Page NagyGa1, 2008. május 23. péntek, 08:00 (#)

OIC, TKS.

46

Author Profile Page NagyGa1, 2008. május 23. péntek, 08:01 (#)

sry

47

Author Profile Page ervin, 2008. május 23. péntek, 08:09 (#)

http://typingtraining.com/

48

mrb, 2008. június 14. szombat, 14:44 (#)

Hátulról a harmadik szó nem 'küszködtök'?

Mellesleg a cikk tanulságos volt.

49

zhaoman, 2009. november 27. péntek, 11:40 (#)

jó volt újraolvasni a bejegyzéseket. Használod még a papírfüzetes módszert? Ha nem, akkor miért és mire váltottál?

50

Author Profile Page eszpee, 2009. november 27. péntek, 12:09 (#)

Leginkább megváltozott munkakörülmények miatt cseréltem le kb. egy éve. Azt hiszem csinálok majd egy negyedik részt. :)


Hozzászólsz?

Igen

Hozzászólást csak névvel együtt fogadunk el. Ha linket írsz be, akkor előtte és utána hagyj egy szóközt, főleg akkor, ha zárójelbe teszed.


Az oldal tetejére | Szerzők, tudnivalók, feedek | sesblog és Kispad © 2003-2010 ervin, eszpee, stsmork